JoK-Plan
En cloud baseret software løsning, der henvender sig til alle der har brug for at have styr på deres arbejdsopgaver hos kunder og borgere og at disse bliver udført på aftalte betingelser og til aftalt tid.
Anvender du ofte vikarer er denne løsning også perfekt for dig, da du meget simpelt kan sende en vikar et link til APP med brugernavn og adgangskode og så har vikaren dagens Job og Køre-plan uden at skulle installere noget på sin mobil.
Løsningen har 5 hovedelementer:
- Oversigts billede
- Administrations modul
- Opgave modul
- Kunde oversigt
- Job og Køre Plan (JoK) APP til dine medarbejdere
Funktioner i hver af disse moduler er beskrevet i detaljer i næste sektion.
JoK-Plan Oversigts skærm
JoK-Plan oversigtsbilledet skaber et nemt og visuelt overblik over jobs, kunder og medarbejdere
JoK-Plan oversigts-billedet er en tidslinjevisning hvor kan du se kunder/borgere baseret på det hierarki du har oprettet i administrations-modulet. Det vil sige at du kan se et helt distrikt, et team, eller en enkelt medarbejders opgaver.
Hvilken medarbejder der er oprettet til at udføre opgaven, aftalt tidspunkt og forventet tidsforbrug hos kunden/borgeren. Du kan let filtrere oversigten over hvilke distrikter, teams og medarbejdere, hvor mange dage du vil se på oversigten ud fra fleksible parametre.
På oversigts-billedet kan du også nemt ændre/opdatere de enkelte job, dvs. ændre tidspunkt og medarbejder på opgaven, tilføje rettelser til jobbeskrivelse, tidspunkt, dag eller evt. ekstra ting der skal udføres hos kunden etc. Disse ændringer opdateres løbende i medarbejderens APP.
Når en medarbejder har fuldført en opgave og brugt APP’en korrekt vil oversigts-billedet blive opdateret med en farve der indikerer at opgaven er fuldført.
Hvis en medarbejder er forsinket eller ikke har udført en opgave rettidigt vil dette vises i oversigts-billedet.
Du kan zoome ind og ud i tid fra 1 dag til flere dage scrolle med din mus når pilen peger på kalenderen på oversigten.
JoK-Plan Administration
I dette modul administrerer du dine Kunder, medarbejdere, team ledere, hierarki samt bruger rettigheder
Det er også her hvor du definerer faste opgave typer og ydelser som du leverer til dine kunder og som danner grundlaget for din planlægning med job og køreplan for dine medarbejdere og kunder.
Dette betyder at du også kan bruge JoK-Plan som en database over dine medarbejdere og vikarer samt kunder.
JoK-Plan Aftaler
I Aftale planlægnings-modulet tildeler du og ændrer opgaver, det kan være enkelt opgaver eller faste opgaver der skal udføres gentagne gange, f.eks. eftersyn, rengøring, vindues vask, inspektioner, reparationer, pleje etc.
For gentagne opgaver behøver du blot at vælge intervaller på hvor tit en opgave er aftalt gentaget og du sætter en start og slut dato og tidspunkter for hvor længe opgaverne skal udføres.
I modulet parer du ligeledes opgaver, kunder sammen på aftalte datoer og tidspunkter samt tilknytter medarbejdere eller team til opgaven.
Det er også her, at du ved fravær, kan ændre medarbejdere på kundeopgaver, dage og tidspunkter.
JoK-Plan Info
Jok-Plan ’s information skærmbillede giver dig en fuld oversigt over dine kunder og deres opgaver sorteret pr. medarbejde, team, distrikt eller alle kunder.
Du har også et felt til at notere bemærkninger og yderligere information om kunden, der kun kan opdateres og ses af brugere med adgangsrettigheder til dette.
Jok-Plan APP
Job & Køreplan APP anvendes af medarbejdere og er en web-baseret APP der kan åbnes på Mobil, tablet eller PC (Android, IPhone, Windows) i alle typer browsere.
Adgang til APP sker ved at medarbejderen får tildelt et brugernavn og adgangskode, disse kan kun ændres af administrator.
Selve APP’en er en opgave- og køreliste over dagens kunde/borger opgaver i tids – og køre rækkefølge.
For at påbegynde opgaven skal medarbejderen trykke start, og når opgaven er fuldført, trykkes der afslut. Når dette sker, vil opgaven blive markeret færdig ved at ændre farve på i APP og på Oversigt-billedet på kontoret indenfor få sekunder efter afslut trykket.
Desuden kan administrator se om opgaven er udført indenfor berammet tid og kan handle på hvis opgaver går udover aftalt tid, enten med medarbejder eller kunde. Hvis en opgave ikke er udført til tiden, går den i rødt på oversigt, der gør det muligt at informere kunden og eventuelt udskyde opgaven eller finde en afløser.
